De ministerraad telt ten hoogste 15 leden en evenveel Nederlandstalige als Franstalige ministers, de eerste minister eventueel uitgezonderd.
De staatssecretarissen maken geen deel uit van de ministerraad. Formeel gezien wonen ze enkel de ministerraad bij om de dossiers te bespreken waarvoor ze bevoegd zijn. Officieel zijn ze dus geen lid van de ministerraad. In de praktijk gebeurt het soms dat ze de volledige ministerraad bijwonen. Zo is het onderscheid dat men vroeger maakte tussen ministerraad, enkel ministers, en regeringsraad, met staatssecretarissen, verdwenen.
Alleen de ministers, de staatssecretarissen (in voorkomend geval) en de secretaris van de ministerraad wonen de vergaderingen bij. In zeer uitzonderlijke gevallen kan een specialist of technicus de ministerraad bijwonen. Normaal gezien moet hij of zij de vergaderzaal verlaten, wanneer de bespreking loskomt.
De secretaris van de ministerraad zit de vergaderingen bij. Hij is de sleutelfiguur die in verbinding staat met de secretarie om bijkomende informatie of documenten op te vragen. Na afloop van de vergadering bezorgt hij de beslissingen aan de secretarie die ze in de vorm van een notificatie neerschrijft.
Tijdens de vergadering zitten de ministers aan een grote ovalen tafel. Ze hebben er een vaste plaats die onder andere volgens de orde van voorrang wordt aangewezen. Tijdens de bespreking is het de gewoonte dat iedereen zijn taal spreekt.
De ministerraad is een van de belangrijkste epicentra van de Belgische politiek. De ministerraad beraadslaagt en beslist over het algemene beleid en is het forum waar de politieke samenhang van de regeringscoalitie wekelijks wordt getoetst.
De ministerraad moet beraadslagen over:
- elk ontwerp van Koninklijk Besluit, waarover de ministerraad moet beraadslagen volgens de grondwet of de wet
- elk ontwerp van beraadslaging dat als doel heeft
- machtiging te verlenen om de goedgekeurde kredieten te overschrijden
- het voorlopige visum aan het Rekenhof te vragen
- het visum van het Rekenhof op te leggen
- elk beroep tot vernietiging van een decreet of een ordonnantie dat de ministerraad bij het Grondwettelijk hof wil indienen
De ministerraad moet ook beraadslagen over de aangelegenheden die de hele regering aanbelangen:
- de voorontwerpen van wet
- de ontwerpen van samenwerkingsakkoord waar de federale staat partij is
- de voorontwerpen van wet die de samenwerkingsakkoorden goedkeuren
- de ontwerpen van Koninklijk of van Ministerieel Besluit met een belangrijke politieke of budgettaire weerslag
- de ontwerpen van omzendbrief met een budgettaire weerslag<
- elke aangelegenheid die de solidariteit van de regering in gevaar kan brengen<
De ministerraad beslist ook wie van de regeringsleden de regering mag vertegenwoordigen bij een officiële plechtigheid, regelt de interne werking van de regering en kent eervolle onderscheidingen in de Nationale Orden toe.
Elke aangelegenheid of actualiteit die de publieke opinie in belangrijke mate beroert of die van belang is voor de betrekkingen van België met het buitenland, komt uiteraard aan bod.
De ministerraad beslist collegiaal op basis van consensus. De ministerraad stemt dus niet over de beslissingen. De regeringsleden debatteren tot ze het allen eens zijn. Naar de buitenwereld toe zijn ze solidair verantwoordelijk voor die beslissing. Daarom zijn de besprekingen geheim en vereist de ministeriële deontologie de grootste discretie.
De eerste minister sluit het debat af als er een consensus bestaat om een beslissing te nemen waar de leden van de regering solidair achter staan. Een regeringslid mag dus openlijk geen voorbehoud uiten over een beslissing die de ministerraad collegiaal heeft genomen. Dat geldt vooral voor de voorontwerpen van wet en ontwerpen van Koninklijk Besluit die het staatshoofd moet ondertekenen. De regeringssolidariteit waarborgt de samenhang in de coalitieregeringen, zoals we die in België kennen.
Als er geen consensus is, wordt het dossier uitgesteld. Meestal zal een werkgroep met vertegenwoordigers van de beleidsorganen van de ministers het dossier bespreken en via voorstel en tegenvoorstel tot een voorbereidende consensus komen.
Bij de vorming van de regering overhandigt de nieuwe eerste minister aan de ministers en staatssecretarissen een bundel met richtlijnen voor:
- de deontologie van de ministers
- de werking van de regering
- de werking van de ministerraad
Ze vermelden wanneer de zittingen doorgaan, welke dossiers de ministers aan de ministerraad moeten voorleggen en hoe ze dat moeten doen. Normaal gezien houdt de ministerraad een vergadering per week op vrijdagmorgen om 10u in de Wetstraat 16 in Brussel. Daar bevinden zich het secretariaat en de beleidsdiensten van de eerste minister en de Kanselarij van de Eerste Minister.
Als een regeringslid een dossier wil inschrijven op de agenda van de ministerraad, richt hij of zij een aanvraag aan de secretaris of de secretarie. Het dossier bestaat uit:
- een inleidende nota, in beide landstalen met op het einde een concreet en helder voorstel van beslissing
- het document waarover de ministerraad zal beraadslagen, bv. het voorontwerp van wet of het ontwerp van koninklijk besluit en naargelang van het geval de memorie van toelichting of het verslag aan de koning
- documenten die het dossier eventueel vervolledigen zoals:
- het advies van de Raad van State
- het advies van de Inspectie van Financiën
- de regelgevingsimpactanalyse (RIA): voorafgaande evaluatie van de potentiële gevolgen van ontwerpen van regelgeving op economisch, milieu en sociaal gebied en op de overheid
De secretarie van de ministerraad ziet erop toe dat:
- de voorgaande beslissingen van de ministerraad en de relaties met bestaande dossiers zijn vermeld
- het dossier correct en volledig is
- de originele nota die minister heeft ondertekend aanwezig is. Als het voorstel uitgaat van een staatssecretaris is de medeondertekening van de voogdijminister nodig
- er een voorafgaand overleg heeft plaatsgehad voor de dossiers waarvoor meerdere regeringsleden bevoegd zijn
- het dossier de raadpleging bevat van de adviesorganen
- het advies van de Inspectie van Financiën en het akkoord van het regeringslid bevoegd voor begroting of ambtenarenzaken aanwezig zijn
- de gemeenschaps- en gewestregeringen, syndicale organisaties of andere instellingen geraadpleegd zijn als de wet dat oplegt
Als er geen fundamentele bezwaren zijn, wordt het thema op de ontwerpagenda ingeschreven. De secretaris van de ministerraad en de secretarie bespreken in de loop van maandag de ontwerpagenda op basis van budgettaire, technische, juridische en administratieve kenmerken. Daarna volgt er overleg met de eerste minister dat eerder politiek van aard is.
De ontwerpagenda die intussen een definitieve agenda is geworden wordt dan overgemaakt aan de regeringsleden en aan alle betrokkenen zoals het kabinet van de Koning, de voorzitters van de federale overheidsdiensten … De agenda’s en documenten zijn vertrouwelijk en de ministers en staatssecretarissen moeten erop toezien dat ze dat ook blijven.
Het agendapunt varia is voorbehouden aan de mededelingen die de eerste minister of een ander regeringslid wil doen aan de ministerraad. Als een regeringslid een mededeling wil doen, bezorgt hij of zij op voorhand een ‘speaking note’ aan de secretarie.
De beslissingen van de ministerraad worden over het algemeen opgenomen in een korte tekst, notificatie genaamd, die de essentie van de beslissing weergeeft. De secretarie van de ministerraad stelt de notificaties op en de secretaris ondertekent ze.
De notificaties worden dan naar de leden van de regering gestuurd die het recht hebben om de notificatie te betwisten. De definitieve notificaties worden ook overgemaakt aan de voorzitters van Kamer en Senaat. Van de eigenlijke besprekingen wordt geen verslag opgemaakt. De notificaties doen dienst als verslag van de vergadering.
De officiële dossiers van de ministerraad worden sinds september 1944 bewaard in de Wetstraat 16. E-premier, de databank van de regeringsdocumenten, bevat alle documenten en beslissingen sinds 1989. De dossiers van de eerste minister zijn zijn persoonlijk bezit, maar de meeste gewezen eerste ministers hebben in het verleden hun archief in bewaring gegeven bij het Algemeen Rijksarchief.
Volgens de huidige archiefwet worden ze pas na 30 jaar toegankelijk, maar het Kabinet van de koning, de Kanselarij en het Algemeen Rijksarchief zijn overeengekomen om de notulen van de ministerraad per schijf van 10 jaar toegankelijk te maken. De notulen van 1918 tot 1979 kunt u online raadplegen op de website van het Rijksarchief. http://extranet.arch.be/lang_pvminister.html
Na afloop van de ministerraad worden persberichten over de beslissingen aan de pers bezorgd en ter beschikking gesteld van de burgers. De algemene directie Externe Communicatie is verantwoordelijk voor de persberichten, stelt ze op en verspreidt ze via een mailing en publiceert ze op news.belgium.be.
De eerste minister organiseert op vrijdagnamiddag na afloop van de ministerraad meestal een persconferentie waar hij alleen of samen met andere ministers de beslissingen toelicht. De pers ontvangt dan een persmap.
De ministerraad vindt zijn oorsprong in de raad van ministers van het Koninkrijk der Nederlanden. De ministers waren toen alleen verantwoordelijk tegenover de Koning (Willem I) en niet tegenover de Staten-Generaal (het toenmalige Parlement). De koning moest dus regelmatig met zijn ministers over het bestuur overleggen.
In de eerste jaren van het onafhankelijke België was de ministerraad, de vergadering van de ministers, die de koning voorzat. In de visie van koning Leopold I (1835-1865) waren de ministers zijn persoonlijke medewerkers en waren ze dus elk individueel tegenover hem verantwoordelijk. Op het einde van zijn regering zat hij de ministerraad steeds minder voor. koning Leopold II (1865-1909) aanvaardde dat de politieke verantwoordelijkheid van de regering geleidelijk aan naar het Parlement verschoof, los van het vertrouwen van de koning. Zo evolueerde de ministerraad naar een autonoom orgaan. Toch bleef koning Leopold II voor belangrijke kwesties de ministerraad voorzitten. Naarmate problemen complexer werden en de beslissingen van de ministerraad een directere politieke weerslag hadden, werd het voor de koning moeilijker om als voorzitter van de ministerraad op te treden. Bovendien kwam er onder koning Leopold II een belangrijke hervorming van het kiesstelsel, zodat het vertrouwen van het Parlement veel zwaarder ging doorwegen dan het vertrouwen van de koning.
Door de maatschappelijke evolutie moest de koning het voorzitterschap van de ministerraad geleidelijk overlaten aan de Chef van het Kabinet. Hij was haast altijd de formateur van de regering en kreeg later de titel van eerste minister. De koning behield echter formeel het recht de ministerraad voor te zitten. Dit is trouwens de reden waarom in België de eerste minister geen minister-president (voorzitter) is, zoals bv. in Nederland.
Die tendens zette zich voort onder Koning Albert I (1909-1934). Maar toch zat koning Albert I de ministerraad tijdens de gehele duur van de krijgsverrichtingen 1914-1918 voor. Door de invoering van het algemeen enkelvoudig stemrecht kreeg België na de oorlog twee coalitieregeringen. Zo trad de Chef van het Kabinet als eerste minister onherroepelijk op het voorplan als regeringsleider en als coördinator van de regering.
Toen Koning Leopold III (1934-1940-1944) de troon besteeg, was het niet langer gebruikelijk dat de koning de ministerraad voorzat. Koning Leopold III heeft slechts drie maal de ministerraad voorgezeten. Prins Karel (1944-1950) heeft tijdens zijn regentschap een paar keer de ministerraad voorgezeten om kennis te nemen van een aantal belangrijke maatschappelijke problemen, maar zonder deel te nemen aan de bespreking. Koning Boudewijn (1950-1951-1993) heeft tijdens heel zijn regeringsperiode twee maal de ministerraad voorgezeten op 3 december 1951 en op 13 november 1957.